Ralph Weiss: Die Automation wird in allen Bereichen von Unternehmen großgeschrieben, die einen digitalen Wandel oder eine digitale Transformation durchlaufen. Die Vorteile liegen klar auf der Hand: ein verbessertes Zusammenarbeiten, das Senken des Fehlerrisikos durch manuelle Arbeit und vor allem mehr Effizienz. Im Bereich der Finanzautomation kommen zwei weitere entscheidende Aspekte hinzu, nämlich die Steigerung der Unternehmensagilität durch flexiblere Verteilung von Aufgaben und valide Finanzinformationen in Echtzeit zur Erzeugung aussagekräftiger Szenarien und Zukunftsprognosen. Die sinnvoll umgesetzte Automation ist die Basis für einen Wandel der Finanzprozesse und der Möglichkeiten für Unternehmen, schneller und strategisch auf jegliche Veränderungen zu reagieren. Genau hier setzt das Prinzip des Continuous Accounting an. Es versetzt die Finanzabteilung, das Controlling und das Management in die Lage, zu jederzeit über belastbare aktuelle Finanzzahlen zu verfügen.
BC: Wie ist der Status der Automatisierung in den Finanzabteilungen von Unternehmen?
Ralph Weiss: Es gibt gewisse Fortschritte, allerdings sehen wir in Unternehmen nach wie vor viel manuelle Arbeit in der Finanzabteilung. Quartals- oder Jahresendabschlüsse werden weitgehend manuell erstellt. Finanzexperten gleichen mit traditioneller Herangehensweise am Ende jeder Berichtsperiode unzählige Zahlen und Konten auf enorm hohem Stressniveau ab. Belege werden mit hohem Aufwand beigebracht und es treten Fehler beim Ausziffern auf. Zueinander passende Buchungen werden häufig wie eine Stecknadel im Heuhaufen gesucht. Dies geschieht jeden Monat, jedes Quartal und jedes Jahr – jedes Mal erneut wie in einem Hamsterrad. Unternehmen verlieren dadurch Zeit, die an anderer Stelle dringend benötigt wird und das Management erhält nicht die nötige Qualität an Informationen, um gesicherte Entscheidungen treffen zu können. Der Grund: Häufig wird eine punktuelle Automation umgesetzt, folglich ohne ein durchgängiges und übergreifendes Automatisierungskonzept.
BC: Was bedeutet das für Unternehmen konkret?
Ralph Weiss: Dazu gibt es eine taktische und eine strategische Sicht. Sind die Zahlen zum Ende einer Berichtsperiode nicht korrekt, müssen taktisch erneut viel Zeit und Ressourcen investiert werden. Aus strategischer Sicht ist die Situation aber schlimmer: Unternehmen werden sich in solchen Situationen bewusst, dass sie vielleicht aufgrund unzuverlässiger Finanzzahlen falsche Entscheidungen treffen, insbesondere in Zeiten geringerer Margen. Dies ist einer der Gründe, weshalb in einer neuen Studie des Marktforschungsinstituts Censuswide, das im Auftrag von BlackLine 1.339 C-Level-Verantwortliche sowie F&A Spezialisten in Unternehmen weltweit befragt hat, nur 64 Prozent der deutschen Befragten ihr volles Vertrauen in die Finanzzahlen attestieren. Das ist keine gute Grundlage, um ein Unternehmen erfolgreich in die Zukunft zu steuern.
BC: Was können Unternehmen anstatt eines Automations-Flickenteppichs offensichtlich besser machen?
Ralph Weiss: Mit einer durchgängigen Automatisierung und dem dadurch möglichen Continuous Accounting kann ein Unternehmen nicht nur die manuelle Arbeit maßgeblich reduzieren, es gewinnt vor allem an Agilität und strategischer Handlungsfähigkeit. Die Umsetzung dieses Prozesses in einer einheitlichen Plattform standardisiert die Finanzabschluss- und Prüfungsprozesse. Damit ist kein aufwändiges manuelles Ausziffern mehr nötig und man kann direkt mit den Spezifikationen und Analysen beginnen. Es sind Ad-hoc-Abschlüsse möglich, die es den Finanzprofis und dem Management erlauben, schnell und zielgerichtet auf Ereignisse mit einer validen Datenbasis zu reagieren.
BC: Wie weit sind Wunsch und Realität in Sachen Automation voneinander entfernt?
Ralph Weiss: Fakt ist, dass fast ein Drittel (31 Prozent) der von Censuswide Befragten C-Suite und Finanzspezialisten nicht sicher sind, ob in ihren Finanzdaten alles vollständig erfasst ist. Das häufigste Problem: Die Daten kommen aus zu vielen unterschiedlichen Quellen. Dies weist darauf hin, dass keine durchgängige Automation etabliert ist, um Strategien wie das Continuous Accounting zu realisieren. Der vielerorts existierende Flickenteppich an einzelnen Automationsinseln hilft nur bedingt. Das Resultat: Nahezu die Hälfte (48 Prozent) aller Befragten bestätigen, dass eine geringere Visibilität auf die Unternehmenszahlen dazu führt, dass es schwieriger ist, auf Marktveränderungen zu reagieren. Wir sind also noch weit von dem entfernt, was sinnvoll und heute bereits möglich ist.
BC: Was empfehlen Sie Unternehmen konkret?
Automation sollte viel mehr als ein Gesamtkonzept verstanden werden nicht als punktuelle Hilfe in einzelnen Bereichen des Finance und Accountings. Dies gibt eine Transparenz über alle Zahlen und Aktivitäten. Mit Continuous Accounting wird die Arbeitslast besser über die Periode verteilt und die Bilanz ist nicht nur am Monatsende aktuell. Damit haben CFOs und die Geschäftsleitung die Möglichkeit, auf korrekte tagesaktuelle Finanzdaten und Forecasts zuzugreifen, was Businessentscheidungen mit Tragweite deutlich sicherer macht und zu einer höheren Integrität am Kapitalmarkt führt.
Im Interview: Ralph Weiss, Geo VP DACH BlackLine
Veranstaltungstipp: Digital Finance Forum 2024
