Basiskenntnisse in Projektmanagement sind unbedingt notwendig, um diese Aufgaben effizient und professionell durchführen zu können. Da die Projektarbeit immer digitaler wird, gehören auch Anwenderkenntnisse über digitale Tools dazu.
Projektmanagement – die Kunst, mit zehn Fingern elf Korken unter Wasser zu halten
(Gerhard Pews)
Die erste Frage, die Sie sich zu diesem Thema stellen müssen, ist: „Wann ist ein Projekt ein Projekt?“ Wichtig ist die Abgrenzung von einmaligen Projekten - beispielsweise Organisation einer Veranstaltung, Entwicklung eines einheitlichen Ablagesystems oder Umstellung eines Software-Tools – zu wiederkehrenden Routineaufgaben - wie Terminkoordination, Aktenablage oder Reiseplanung. Aber was ist jetzt genau Projekt-Management? Projektmanagement ist ein Werkzeugkoffer mit verschiedenen Methoden und Tools, um Projekte erfolgreich abzuwickeln.
Wann ist ein Projekt erfolgreich?
Ein Projekt ist dann erfolgreich, wenn das Projektziel in der geplanten Zeit, mit den budgetierten Kosten, mit den vorhandenen Ressourcen, planmäßig und auftragsgemäß durchgeführt wird.
Wie läuft ein Projekt ab?
Jedes Projekt durchläuft bestimmte Phasen. Die erste und entscheidende Phase eines Projektes ist die Planungsphase. Je genauer und sorgfältiger hier gearbeitet wird, umso höher sind die Chancen, dass das Projekt erfolgreich durchgeführt wird. Beachten Sie das Motto: Sage mir, wie das Projekt beginnt und ich sage Dir, wie es endet! Zuerst ist es wichtig, eine Grobplanung zu machen und das Projektziel zu erarbeiten. Danach kann die Detailplanung erfolgen. In der Realisierungsphase wird das Projekt durchgeführt und es finden laufend Kontrollen statt, um den Fortschritt des Projektes zu messen. Beendet wird das Projekt in der Abschlussphase, wo auch der Erfolg des Projektes beurteilt werden kann.
Gute Planung ist die halbe Miete
Der erste Schritt für jedes Projekt muss die genaue Zieldefinition sein. Unterschätzen Sie diese Arbeit nicht. Stellen Sie sich folgende Fragen: Was genau soll erreicht werden – was soll nicht erreicht werden? Wie soll das Ziel erreicht werden? Wie viel von dem Ziel soll erreicht werden? Wozu soll das Ziel erreicht werden? Die Ziele müssen so klar und genau wie möglich definiert werden. Wenn die Ziele definiert sind, kann mit der Grobplanung gestartet werden. Schätzen Sie dazu den Aufwand und die Kosten und stecken Sie den genauen Zeitrahmen fest.
Projekte im Detail planen – was ist zu beachten?
Im aufwendigsten Schritt eines Projektes, der Detailplanung, müssen Sie das Projektteam zusammenstellen und überlegen, welche Maßnahmen geeignet sind, damit das Team gut zusammenarbeiten kann. Danach wird ein klarer Projektstrukturplan aufgestellt, der den Ablauf und die Meilensteine im Projekt vorgibt. Als nächsten Schritt definieren Sie die genauen Arbeitspakete, setzen einen Terminplan auf und machen eine detaillierte Aufwands- und Kostenplanung. Am Schluss muss klar definiert sein, wer macht was, wie und bis wann? Hier wird auch festgelegt, wie die interne Kommunikation und Berichterstattung erfolgen soll und welche Kontrollmaßnahmen in weiterer Folge notwendig sind.
Projektrealisierung – digitale Tools als Unterstützung
Innerhalb der Projektrealisierung wird am Projekt gearbeitet und der Projektfortschritt wird dokumentiert. Das laufende Projektcontrolling dient zur Überwachung und Kontrolle, um permanent einen Soll-Ist-Vergleich zu machen: Wie weit sollte das Projekt sein? Wurden die geplanten Meilensteine erreicht? Welche Kosten sind schon entstanden? Gibt es Abweichungen von der Planung und müssen Schritte gesetzt werden, um eine Überschreitung der Kosten zu verhindern? Da dies sehr aufwendig ist, empfiehlt es sich, digitale Tools zu benutzen, die eine übersichtliche Darstellung ermöglichen und es dem ganzen Team erlauben, den Projektfortschritt einzusehen.
Nützliche digitale Tools – eine Auswahl
Asana ist ein kostenpflichtiges Tool, das die Planung, Organisation und Verwaltung der Projektarbeit unterstützt. Sie können Teamaufgaben koordinieren, Feedback, Dateien und Statusaktualisierungen teilen und erhalten außerdem einen kompletten Überblick über die Arbeit. Conceptboard ist eine kostenpflichtige, visuelle Arbeitsfläche, auf der Teams zusammenkommen, Ideen zusammentragen können, gemeinsam an Projekten arbeiten und dabei die Dokumentation an einem Ort bündeln. Für MS-Teams-Nutzer ist Conceptboard als App gratis enthalten. Trello ist ein recht unkompliziertes und visuelles Tool, mit dem man Projekte verwalten und übersichtlich organisieren kann.
Projektabschluss
In der Abschluss-Phase wird das Projekt beendet und es kann überprüft werden, ob die Projektziele erreicht wurden. In dieser Phase sollten Sie sich auch die Frage stellen: Was haben wir in diesem Projekt gelernt? Was ist gut gelaufen und was müssen wir in Zukunft besser machen, damit eine kontinuierliche Verbesserung möglich ist?
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Die Autorin: Mag. Gudrun Mikula ist selbstständige Unternehmensberaterin, Businesscoach, wingwave®-Coach und Businesstrainerin mit den Themenschwerpunkten Office Management, Kommunikation, Zeit- und Konfliktmanagement sowie betriebswirtschaftliche Fachthemen. Sie hat langjährige Erfahrung bei der Unterstützung von Führungskräften und deren AssistentInnen. Am 27. September spricht Sie auf der Success 21 zum Thema „High-Level Chefentlastung – Am Puls der Zeit“
