Business Circle: Sehr geehrte Frau Mag. Krenn-Ahorner, Sie leiten das Projekt -& Prozessmanagement der Fachhochschule Technikum Wien. Welches sind die Besonderheiten beim Prozessmanagement an einer Hochschule im Gegensatz zum Prozessmanagement in der Industrie?
Elke Krenn-Ahorner: In den Kernprozessen einer Hochschule sind teilweise Vorlaufzeiten für die Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen bzw. Änderungen länger als in der Industrie, da sie dem Studienjahr bzw. Semester folgen. Andererseits haben die Prozesse im Vergleich zu größeren Industrieunternehmen geringere Wiederholungen.
BC: Welche KPIs verwenden Sie zur Überprüfung und Steuerung Ihrer Prozesse?
Krenn-Ahorner: Wir verwenden einerseits Messgrößen, die etwas über die Qualität des Prozesses aussagen, wie z.B. Durchlaufzeiten, Zufriedenheit mit dem Prozess, Datenqualität etc., aber auch Kennzahlen, die der Steuerung und Zielerreichung dienen. Die Daten werden aus dem jeweiligen Prozess geliefert. Die Verlinkung der Prozesse zu den strategischen Zielen ist uns ein großes Anliegen, um über das Funktionieren der Prozesse und die Konsistenz der Daten auf die zukünftige Zielerreichung schließen zu können.
BC: Gibt es auch Messgrößen für „softe“ Kriterien wie Zufriedenheit von Studierenden und Dozenten und wie werden diese erhoben?
Krenn-Ahorner: Selbstverständlich! Diese Messgrößen sind fixer Bestandteil unserer Evaluierungsprozesse in der Lehre – die Zufriedenheit der Studierenden mit dem Studium, der Bewerber:innen eines Studiengangs mit dem Aufnahmeverfahren sowie der Mitarbeiter:innen mit ihrem Arbeitsumfeld. Die Erhebung erfolgt mittels eines Umfragetools.
Unsere Prozesse folgen dem Studienjahr und sind genau zu planen
BC: Wie lange dauert es in der Regel, bis eine neu gesetzte Maßnahme „greift“ und sich deren Auswirkungen evaluieren lassen?
Krenn-Ahorner: Das ist schwer zu sagen und kommt auf die Maßnahme an. Generell folgen unsere Prozesse und Maßnahmen dem Semester bzw. Studienjahr und sind somit sehr genau zu planen, um „rechtzeitig“ umgesetzt werden zu können. Wir haben teilweise Vorlaufzeiten von 6-12 Monaten.
BC: Haben Sie Tools mit Künstlicher Intelligenz im Einsatz? Und warum, bzw. warum nicht?
Krenn-Ahorner: Im Rahmen des Prozessmanagements (noch) nicht, aber an der FH Technikum Wien sind sowohl das Thema als auch entsprechende Tools omnipräsent. Wir haben sogar einen eigenem Master Studiengang und aktuelle Forschungsprojekte, die sich dem Thema widmen.
BC: Inwiefern bewerten und beobachten Sie Nachhaltigkeits- und Umwelt-Kriterien?
Krenn-Ahorner: Das Thema begleitet uns in unserem täglichen Tun, sei es in der Lehre, wo Schwerpunkte gesetzt werden oder in der Forschung, wo es u.a auch um die Auswirkung von Mikroplastik und Nanopartikel auf die Bodenlebewesen geht bis hin zur Vermeidung von Papier durch die Digitalisierung von Abläufen in den Prozessen. Bei rund 4500 Studierenden und 1000 internen und externen Mitarbeiter:innen und vielen Bestätigungen und Unterlagen gibt es eine große Hebelwirkung. Auch die Ausstattung der MA mit Klimatickets um nicht mit dem Auto reisen zu müssen ist ein Beitrag.
BC: Sie begleiten unser Forum Prozessmanagement seit 2020, sowohl als Teilnehmerin als auch als Vortragende möchten Sie Ihren persönlichen Eindruck von dieser Konferenz mit uns teilen?
Krenn-Ahorner: Ich bin sehr froh, dass das Forum wieder in Präsenz stattfinden kann! Ich schätze den persönlichen Austausch und die Impulse, die man bei den vielen interessanten Personen und spannenden Themen bekommt.
BC: Liebe Frau Mag. Krenn-Ahorner, wir danken Ihnen für dieses Gespräch und freuen uns, Sie zum Forum „Process meets Automation“ zu begrüßen!
Mag. Elke Krenn-Ahorner leitet das Projekt -& Prozessmanagement der Fachhochschule Technikum Wien und verantwortet neben dem Prozessmanagementsystem und Projektmanagement auch die F&E Koordination. Davor war sie u.a in der Beratung tätig und leitete ERP Auswahl - & Implementierungsprojekte. Beim Process MEETS Automation Forum am 25. / 26. Mai 2023 ist Sie Gastgeberin eines Round Tables zum Thema “Prozesskennzahlen für ein optimiertes BPM - Bedeutung & Korrelation als Grundlage für Prozessentscheidungen nutzen“
